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特定问题刑事合规专项法律服务的具体开展

更新时间:2021-05-11 09:09:29 浏览量:

特定问题刑事合规,也称企业内部合规调查,指出现一些特定迹象,比如企业接到举报和控告,或收到监管部门乃至司法机关启动调查程序的信息等,预示企业或企业高管面临较大的特定罪名的刑事指控风险,由企业自行聘请律师就特定的交易或经营行为开展专门的调查活动,以诊断违规违法性质,识别违规违法责任人,并针对企业内控机制的漏洞和缺陷提出整改建议,为企业完善合规体系奠定基础。为更好规范和指导日后合规服务的开展,现从实际操作层面,提炼律师在开展特定问题刑事合规专项法律服务过程中的路径、方法和注意事项,供与各位商讨和交流。
 
 
特定问题刑事合规中的服务项目与基本流程
 
(一)服务项目
 
根据特定问题刑事合规的服务目标和企业实际需求,律师的可以提供的服务项目如下:
 
1、规定动作,包括:
 
1)调研并诊断企业的具体交易或者管理行为是否涉嫌刑事犯罪,识别违规违法责任人;2)针对可能出现的具体的涉罪风险,在法律框架范围内,提出针对性的应对方案和补救措施;3)根据特定问题暴露的企业管理问题,从制度层面,提出建立、完善规章制度或改变商业模式等建议。
 
2、自选动作,包括:
 
1)指导或者协助应对方案和补救措施的落地;2)指导企业收集、整理、留存如果爆发刑事风险后,能够证明企业无罪或罪轻、实现企业与员工责任切割的相关证据;3)对重点或风险岗位工作人员开展基本培训,帮助企业重点岗位人员树立风险意识、了解可能触及的特定罪名罪与非罪的界限、掌握应对刑事调查的基本知识。
 
其中,上述自选动作第3项实际包含了“刑事调查应对合规”的服务内容,通常情况下,一旦评估企业具有较大涉刑风险时,辅导企业应对刑事调查可以说是必将伴随的一个服务项目,所以,此处将简单的刑事调查应对指导一并作为特定问题刑事合规的自选动作之一。
 
在明确服务内容和动作的基础上,可以提前将以上服务项目和内容组合成不同的套餐,并搭配相应的收费方式和收费标准,形成对外推介和宣传的基础素材。一旦有企业有服务需求和意向,我们可以快速拿出定制化的服务方案以及报价。
 
(二)基本服务步骤
 
从整体来看,基本工作流程包括以下几步:
 
第一步,受案并根据待审查的交易类型、预估工作量等组建服务团队;
第二步,调研、取证,详细还原特定经营或交易行为的具体细节和模式;
第三步,汇总全部调研材料,同时全面检索法律、法规、行业标准、案例、专业文章等论证依据或素材,诊断是否存在涉刑风险并识别具体责任人;
第四步,出具刑事合规报告书;
第五步,指导、协助应对措施和方案的落地(如果企业需要)。
 
 
从必备文本细化、规范、引导服务流程
 
在整个合规服务过程中,从风险防控和服务留痕等角度出发,建议至少具备并规范以下服务文本,以此倒逼服务的精细化和规范化。
 
1、在受案环节,制作规范的刑事合规专项法律服务协议
 
在拟定协议过程中,要注意明确审查对象、律师的工作内容、服务方式、服务范围以及保密条款、风险告知等,这些条款应尽量细化,避免出现争议。同时,还要注意委托期限截止时间的约定,我们建议根据实际需要,针对性地选择以下几种截止方式:第一种,评估一个可能服务期限,期限届满、服务即终止;第二种,以律师提交刑事合规报告书之日作为截止时间;第三种,以全部服务事项完成作为截止时间。如果选择第三种方式,对如何认定已经完成服务内容,要设定一个具体标准,比如要求企业对完成服务事项进行确认等。
 
2、在调研环节,该阶段律师的主要工作是通过取证,详细还原待审查的交易行为或经营行为。其中,取证既包括自行调取,也包括委托公司提供,既包括企业内部的文件审阅,也包括对外部第三方的调查等。从有形化的角度,提示大家至少准备以下服务文本:
 
1)初步座谈会议纪要或专项备忘。达成委托意向后,服务团队与企业初步正式座谈,了解基本情况,确定后续工作安排,并形成会议纪要或专项备忘,发送委托方签字确认并加盖公章。通过会议纪要的形式,可以进一步固定律师的服务内容和服务方式,且可以根据初步座谈情况,对前期环节疏漏的一些风险告知、提示等内容查缺补漏,与委托协议相配合,是后续工作开展的一个主要依据。
 
2)调查清单。从全面还原待审查交易或经营行为的角度,向企业出具详细的调查清单,包括但不限于与待审查事项有关的书证、电子数据、账目、对外合同、与第三方往来文件等等。在清单中,全面列明需要企业提供的文件类型以及形式要求,同时,制作调查清单的送达回执。当然,随着工作推进,需要企业提供新的材料,可以再次向企业提供补充调查清单。
 
3)接收材料时,借鉴刑事案件中扣押清单的形式和要素,制作《材料接收清单》。同时,在企业提供全部材料后,要求企业出具《关于文件真实性、准确性和完整性的承诺函》,由企业承诺对所提供的所有材料、文件确保真实、准确、完整,同时后附文件和材料明细,进一步明确承诺对象。
 
4)委托方就提未能提交材料的书面说明。如果存在要求提供但企业没有提供的材料,且相应材料对律师诊断具有重要价值,应要求公司出具书面说明,明确是因企业自身原因未能提供,以排除律师自身风险。
 
5)谈话笔录。谈话笔录的主要适用场域包括两种:一种是常规接待;二是以向公司员工等人员谈话方式取证,辅助调研和取证。在谈话笔录制作上,建议按照刑事业务操作规程中律师调取证人证言的标准严格进行。
 
6)规范文件检索报告及目录。律师在调研的同时,需收集、整理相关法律法规、规范性文件、行业标准、案例、专业文章等,形成律师诊断时的规范依据。建议在收集过程中,同步制作规范文件检索报告及目录,方便随时查阅、减少工作量,同时,检索到的依据将作为刑事合规报告书的一部分内容来体现,并作为底稿的组成部分使用。
 
7)工作日志。建议在服务过程中,由团队律师专门记录工作日志,并在关键服务节点要求委托企业指定工作人员签字确认。这样一份工作日志的好处是,既可以客观记录律师工作量,还可以作为判断律师是否按照约定完成合规服务的依据。
 
3、在诊断环节,律师的核心服务成果将通过刑事合规报告书来承载和体现,所以刑事报告书的制作尤为关键。建议借鉴民事尽调报告的模式制作,具体来讲:
 
1)在基本组成上至少包括以下几部分关键内容:前言(工作方法、意见书制作前提、免责声明等);基本说明(必要的定义解释、审查所依托的材料及依据清单);“委托人情况介绍”;“相关交易和经营活动”( 交易和经营环节部分,要严格依据已有材料客观、全面还原,做到每一句话都有??裳?;审查结论(包括刑事法律风险诊断、应对方案以及整改建议等)
 
2)完善底稿。将服务所依据的所有材料的复印件、扫描件、未签署的文件,包括但不限于委托方提供、律师自行检索收集等,均请公司盖章确认。制作底稿目录、对每一份文件进行编码后,胶装成册,作为合规报告书的附件部分,一并提供委托单位。
 
 
特定问题合规服务过程中的重点问题提示
 
1、律师团队的人员数量及专业配置。
 
在团队人数上,建议至少“1+1+2”,即1名经验丰富、负责整体把控的资深刑事律师+1名负责与委托方指定人员对接及团队内上传下达的骨干律师+2名配合取证、检索、资料整理等基础工作的律师。在专业组成,建议“刑事律师+其他”,涉企犯罪,普遍刑民交叉、行刑交叉,建议根据审查对象的性质,邀请擅长相应领域的民商业务的律师加入服务团队,弥补刑事律师民商事思维和其他专业领域上的不足。当然,上述组成是最低配,根据服务体量,可以灵活增加各层面的律师配置。
 
2、高度重视服务过程律师自身的风险防控。
 
刑事合规蕴藏着高风险,把握不当、操作不慎,会给服务律师带来很大隐患。在风险防控上,建议服务律师注意以下几点:
 
1)委托单位联系人员的选择上要尽量超脱,不能是与调查事项存在利益关系或者有高度涉刑风险的员工或高管;2)将民商案件尽职调查思维和规则融入刑事合规业务的开展,尽可能拆分、细化工作步骤,步步留痕;3)按照刑事诉讼证据收集程序和规则,严格所有取证动作。4)以控方思维、立场及常见的指控逻辑来指导搜集基础材料以及做审查结论,并更换不同人员反复检验;5)如果企业存在涉刑风险,在应对措施的制定上和提示上,严格在法律框架范围内进行,在与委托单位工作人员谈话、沟通过程中,尽可能全程录音、录像。
 

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